#Доступы
Доступно сотрудникам с ролью «Администратор», а также пользователям, указанным в настройках компании: «Документы: Разрешить указанным пользователям доступ к настройкам типов документов».
#Расположение
Настройки типов документов находятся в модуле Документы → Настройки.
#Листинг типов документов
В листинге типы документов можно отсортировать по:
- Наименованию типа документа
- Сотруднику — отобразятся все типы, в которых задействован выбранный сотрудник.
- Группе сотрудника — поле становится активным после выбора сотрудника. Можно выбрать группу, в которой указан данный сотрудник, например: «Участник итогового этапа», «Наблюдатель» и т. п.
- Модулю (например, «Проект», «Предмет договора», «График платежей» и т. п.).
- Архивный тип — при включении этой настройки отображаются только типы, добавленные в архив.
Для сброса выбранных фильтров нажмите Очистить фильтры.
ℹ️ Для смены порядка типов документов в листинге откройте меню «Шесть точек» и перетащите тип в нужное место.
ℹ️ Для отправки типа в архив включите переключатель «В архиве».
Для редактирования типа нажмите его название, отредактируйте карточку и нажмите Сохранить.
#Создание нового типа и его настройки
Для создания нового типа нажмите +.
Укажите название типа документа и подключите необходимые модули.
ℹ️ Название должно отражать суть; именно оно будет показываться в листинге.
Модули
- Проект — для документов этого типа необходима привязка к проекту и группе работ.
- Предмет договора — для документов этого типа необходимо заполнять предмет договора.
- Объект — даёт возможность привязать документ к одному или нескольким объектам.
- Доп. соглашения — включает возможность создавать дополнительные соглашения к документам.
- Схемы учета материала — позволяет зафиксировать в документе одну из трёх схем учёта материалов.
- Расширенная схема процесса документа — при её включении участникам процесса доступны дополнительные опции «Завершить с замечанием» и «Доработать».
- График платежей — включает график платежей в документе и связь с модулем «Финансы».
- Проектное финансирование — включается для передачи документов в MacroBank.
- Сделка — даёт возможность привязать к сделке с недвижимостью дополнительные договоры и соглашения для ведения расчётов между участниками сделки и третьими лицами либо фиксации факта этих соглашений (используется только в CRM).
- План выполнения работ — при включении настройки в документе отображается блок «План выполнения работ».
- НДС — при её включении разрешается задавать процент НДС для позиций предмета договора и актов выполненных работ.
- Доходный договор — опция, включаемая через техническую поддержку; позволяет отмечать, что договоры данного типа являются доходными, и все создаваемые в них финансовые операции формируются как приходные. То есть в качестве источника указывается контрагент, а у получателя — счёт.
#Схема процесса документа
В системе реализована возможность выстраивания гибкого списка участников процесса документа и акта.
Нажмите кнопку Добавить схему процесса для проекта
Выберите проект или проекты, для которых нужно настроить список участников для выбранного типа документа.
Может быть несколько вариантов схем процесса в зависимости от проекта.
ℹ️ Если поле «Проект» остаётся пустым, участники распространяются на все проекты.
В таблице настроек схемы процесса документа доступны следующие опции:
- В колонке «Наименование» можно задать собственное название каждому этапу участников, которое будет выводиться в создаваемом документе данного типа. По умолчанию система формирует название, добавляя к слову «Этап» его порядковый номер. Допускается использование как одного, так и нескольких этапов процесса документа; это позволяет организовать последовательное выполнение процесса по этапам.
- В колонке «Участники процесса» необходимо выбрать из списка сотрудников, которые будут выполнять процесс на конкретном этапе. На разных этапах система допускает повторения одних и тех же пользователей.
- В колонке «Любой» для каждого этапа можно включить опцию, позволяющую завершать процесс на этапе, если хотя бы один из участников завершил его.
- В колонке «Лимит, ч» можно задать лимит выполнения процесса на этапе (в часах). При старте процесса на этапе система запускает таймер, что позволяет оценить, сколько времени ушло на выполнение процесса и вышли ли пользователи за пределы установленного срока.
- В последней колонке знак «–» позволяет удалить конкретный этап.
- Кнопка «Добавить этап» позволяет создавать неограниченное количество этапов участников.
- Кнопка «Корзина» позволяет полностью удалить сформированный блок со схемой процесса документа.
#Распределить участников по подэтапам
В случае, когда требуется сформировать параллельное выполнение процесса несколькими группами участников, можно воспользоваться этой опцией.
Для этого определите всех участников в один этап.
Затем в меню «Три точки» слева у этой группы выберите пункт Распределить участников по подэтапам.
Откроется окно Распределить участников по подэтапам.
По нажатию кнопки Добавить подэтап можно добавить подэтапы; всего допускается не более 10 подэтапов.
В окне доступны три колонки:
- Подэтап — напротив каждой подгруппы можно задать своё наименование; в противном случае будет присвоено название «Подэтап 1», «Подэтап 2» и т. д. Для этого наведите курсор в нужную ячейку и укажите наименование.
- Участники — в этой колонке выполняется распределение участников по подэтапам, выбранным в этапе. Согласователи, выбранные в первом подэтапе, не могут быть добавлены в последующие подэтапы; таким образом, в каждом следующем подэтапе список доступных к выбору пользователей сокращается.
- В третьей колонке по знаку «–» можно удалить лишний подэтап, система допускает отсутствие подэтапов в целом; при этом если подэтап есть в каждом обязательно должны быть определены свои участники процесса.
В случае, если не все участники этапа будут распределены по подэтапам, при сохранении настроек типа документа система выдаст ошибку по шаблону: «Распределите всех согласователей из „Наименование группы“ по подгруппам».
В самом этапе участников, после того как пользователи будут распределены по подэтапам, они будут сгруппированы в выпадающем списке по подэтапам. Пользователь, который не определён в подэтап, будет отображаться в общем списке.
При снятии флажка с пользователя в списке этапа он автоматически будет удалён из подэтапа.
При запуске процесса в документе, если у этапа сформированы подэтапы, они отображаются в документе, а процесс в каждом подэтапе запускается одновременно; таким образом, участники подэтапов выполняют процесс параллельно.
Если у этапа включена опция «Любой», система для перехода к следующему этапу требует, чтобы в каждом подэтапе процесс завершил хотя бы один из участников. Если один из участников подэтапа отправил документ на доработку (то есть при выполнении процесса нажал кнопку «Доработать»), а второй после него завершил процесс, система в любом случае ожидает от пользователя, отправившего документ на доработку, завершения процесса для перехода к следующему этапу.
#Добавить проверку заполнения обязательных параметров на определённом этапе процесса.
Слева от наименования каждого этапа расположено меню «Три точки»; при нажатии на него появляется пункт Проверка обязательных параметров.
При выборе пункта меню открывается окно Настройка проверки обязательных параметров.
В окне представлены два поля:
- Обязательные параметры — выберите из списка условие, какие параметры должны быть заполнены на этапе выполнения процесса данными участниками.
- Действия — выберите из списка действие, которое должно выполниться.
В поле Обязательные параметры представлены следующие варианты:
- Предмет договора без нулевых цен — у позиций предмета договора, у которых отсутствуют метки «Д» (давальческий материал) или «Р» (материал по реализации) и не включены опции «Автоматический расчёт количества» или «Автоматический расчёт цены за единицу и количества», должна быть зафиксирована стоимость.
В поле Действия представлены следующие варианты:
- Запрет завершения процесса — если условие, указанное в поле «Обязательные параметры», не выполнено, пользователи на этапе не смогут завершить процесс. При попытке «Завершить» или «Завершить с замечанием» система отобразит ошибку.
#Добавить сценарий действия
Данная опция позволяет задать следующие действия при старте или завершении процесса на любом этапе:
- Отправить уведомление.
- Создать задачу.
- Сменить доп. статус.
Нажмите кнопку Добавить сценарий действия. В появившемся поле выберите этап, на котором нужно задать действие при запуске или завершении процесса.
После того как сценарий выбран, появятся дополнительные поля «Этап», «Действие», а также кнопка с иконкой «Корзина» для удаления сценария.
В поле «Этап» необходимо выбрать этап, для которого требуется задать действие.
Далее выберите требуемое действие из списка.
Если выбрано действие «Отправить уведомление», появятся два дополнительных поля:
- «Уведомить указанных сотрудников» — выбор списка пользователей, которым необходимо направить уведомление.
- «Текст уведомления» — поле для ввода текста, который будет разослан сотрудникам, указанным в поле «Уведомить указанных сотрудников».
Дополнительно уведомление будет содержать наименование документа и его ID (уникальный номер документа в системе), а также исполнителя и заказчика по договору.
Если выбрано действие «Создать задачу», появятся следующие поля:
- «Заголовок» — поле для ввода заголовка задачи.
- «Описание» — информация, которая будет выведена в блоке «Описание» задачи.
- «Исполнитель» — сотрудник, на которого будет назначена задача.
- «Инициатор» — если не задан, им будет «Система»; в противном случае постановщиком будет пользователь из этого поля.
Дополнительно в блоке «Описание» будет выведена информация: наименование документа и его ID (ссылки на документ), а также исполнитель и заказчик по документу.
Если выбрано действие «Сменить доп. статус», появится поле «Дополнительный статус», в котором следует выбрать статус, который система должна установить у документа при старте или завершении согласования в группе.
Ниже кнопки Добавить схему процесса для проекта расположен блок общих действий со следующими настройками:
- Итоговый этап — пользователь, который завершает процесс по документу в последнюю очередь; заменить его в документе или удалить будет невозможно.
- Шаблон для прохождения схемы процесса документа — выберите в списке один из внесённых в систему шаблонов, по которому впоследствии будет формироваться и скачиваться лист согласования внутри документа.
- Шаблон для генератора документов — позволяет ограничить список доступных в документе шаблонов исходя из выбранных в этой настройке.
#Действия после итогового согласования:
- Уведомить указанных сотрудников — можно выбрать нескольких сотрудников.
- Текст уведомления — в этом поле введите текст уведомления для указанных выше сотрудников.
- Автоматически создать задачу с заголовком — после завершения процесса автоматически создаётся задача с текстом, указанным в этом поле.
- Исполнитель задачи — сотрудник, получающий автозадачу после завершения процесса документа; можно выбрать только одного сотрудника.
- Завершить процесс во всем пакете документов — при включении этой опции все дополнительные документы с видом «Самостоятельный документ» будут согласованы автоматически после согласования основного документа. Используется только в CRM.
#Схема процесса акта выполненных работ
Имеется возможность выстроить гибкий список участников акта (так же, как в документе).
Нажмите кнопку Добавить схему процесса для проекта .
Выберите проект или проекты, для которых нужно настроить список участников процесса акта для выбранного типа документа.
Может быть несколько вариантов схем процесса в зависимости от проекта.
ℹ️ Если поле «Проект» остаётся пустым, участники распространяются на все проекты.
- Проект/проекты, для которых настроена данная схема процесса.
- Участники процесса — можно распределить по этапам либо добавить всех в один этап. Количество этапов и число сотрудников в этапе не ограничены. В колонке «Этап» можно задать собственное наименование этапа, которое будет использовано в акте.
- Добавить этап — инструмент создания нового этапа участников.
- «Любой» — при включённой настройке достаточно завершения процесса одним из участников этапа. Если настройка выключена, требуется завершение процесса всеми участниками, указанными в данной группе.
- Лимит времени задаётся в часах. Для разных групп можно задать разное время на завершение процесса документа. Праздничные и выходные дни не учитываются.
- Для удаления условия нажмите на значок «Корзина».
- Для удаления этапа участников нажмите «–».
- Шаблон прохождения актов выполненных работ может быть только один (один и тот же шаблон может использоваться в нескольких типах документов).
#Распределить участников по подэтапам
Если требуется сформировать параллельное завершение процесса несколькими группами, можно воспользоваться этой опцией.
Для этого объедините всех участников в один этап.
Затем в меню «Три точки» слева у этого этапа выберите пункт Распределить участников по подэтапам.
Откроется окно Распределить участников по подэтапам.
По нажатию кнопки Добавить подгруппу можно добавить подэтапы; всего допускается не более десяти подэтапов.
В окне доступны три колонки:
- Подэтап — напротив каждого можно задать своё наименование; в противном случае будет присвоено название «Подэтап 1», «Подэтап 2» и т. д. Для этого наведите курсор в нужную ячейку и укажите наименование.
- Участники — в этой колонке по подэтапам распределяются участники, выбранные в этапе. Участники, выбранные в первом подэтапе, не могут быть добавлены в последующие подэтапу; таким образом, в каждом следующем подэтапе список доступных к выбору пользователей сокращается.
- В третьей колонке по знаку «–» можно удалить лишний подэтап; при этом в каждом подэтапе должны быть определены свои участники процесса.
Если не все участники этапа будут распределены по подэтапам, при сохранении настроек типа документа система выдаст ошибку по шаблону: «Распределите всех согласователей из „Наименование группы“ по подгруппам».
В этапе, после того как пользователи будут распределены по подэтапам, они будут сгруппированы в выпадающем списке; пользователь, не определённый в подэтап, будет отображаться в общем списке.
При снятии флажка с пользователя в списке этапа он автоматически удаляется из подэтапа.
При запуске процесса в акте, если у этапа сформированы подэтапы, они отображаются в акте, а процесс в каждом подэтапе запускается одновременно; таким образом, участники подэтапов выполняют процесс параллельно.
Если у группы включена опция «Любой», для перехода к следующему этапу требуется, чтобы в каждом подэтапе процесс завершил хотя бы один из участников. Если один из участников подэтапа отправил документ на доработку (то есть при выполнении процесса нажал кнопку «Доработать»), а второй после него завершил процесс, система в любом случае ожидает от пользователя, отправившего документ на доработку, завершения процесса для перехода к следующему этапу.
Добавить сценарий действия при запуске процесса на этапе.
Как для сценариев схемы процесса документа, так и для акта может быть сформирован список действий, выполняемых при старте процесса в конкретной группе.
Для этого нажмите на кнопку Добавить сценарий действия при запуске процесса на этапе.
После чего появятся дополнительные поля Этап, Действие , а также кнопка с иконкой «Корзина» для удаления заданного сценария.
В поле Этап выберите один из доступных этапов.
Далее в поле Действие выберите одно из действий:
- Отправить уведомление
- Создать задачу
- Сменить доп. статус
Если выбрано действие Отправить уведомление, появятся два дополнительных поля:
- «Уведомить указанных сотрудников» — выбор списка пользователей, которым необходимо направить уведомление.
- «Текст уведомления» — поле для ввода текста, который будет разослан сотрудникам, указанным в поле «Уведомить указанных сотрудников».
Дополнительно уведомление, помимо текста из поля «Текст уведомления», будет содержать номер и дату акта с указанием в скобках его ID (уникальный номер документа в системе), исполнителя и заказчика по договору, группу работ, а также информацию об общем количестве предписаний и дефектовок и о количестве устранённых предписаний и дефектовок по работе.
Если выбрано действие «Создать задачу», появятся следующие поля:
- «Заголовок» — поле для ввода заголовка задачи.
- «Описание» — информация, которая будет выведена в блоке «Описание» задачи.
- «Исполнитель» — сотрудник, на которого будет назначена задача.
- «Инициатор» — если не задан, им будет «Система»; в противном случае постановщиком будет пользователь из этого поля.
Дополнительно блок "Описание" в задаче будет в себе содержать номер и дату акта с указанием в скобках его id (уникальный номер документа в системе), исполнитель и заказчик по договору, группа работ, а также информация по общему количеству предписания и дефектовок и количеству устраненных предписаний и дефектовок по работе.
Если выбрано действие "Сменить доп. статус", то появятся следующие поля:
- Дополнительный статус
#Доступы
Этот раздел позволяет назначить права на работу с документами этого типа.
- Компании — выбор связанных компаний из вашей учётной записи для просмотра документов этого типа. Количество не ограничено.
- Отделы — ограничивает доступ к этому типу: пользоваться им смогут только сотрудники указанных отделов.
- Наблюдатели — точечно назначаются наблюдатели этого типа документа. Количество сотрудников не ограничено.
- Операторы — указываются пользователи, которые получают полный доступ ко всем документам этого типа с возможностью не только создавать и просматривать, но и редактировать.
- Редакторы цен за материалы — настройка распространяется только на документы, в параметрах которых включена опция «Учитывать материал в договоре как давальческий», и позволяет указанным пользователям редактировать цену позиции предмета договора с типом «Материал».
- Инициатор - указанным сотрудникам будет разрешено создавать документы с данным типом.
#Электронный документооборот
В данном поле выбирается сотрудник, ответственный за отправку документов в ЭДО. Может быть несколько сотрудников
#Вложения
Блок «Вложения» предназначен для добавления файлов и ссылок, которые будут автоматически переноситься в создаваемые документы данного типа.
В блоке «Вложения» пользователь может:
- загружать один или несколько файлов;
- добавлять ссылки.
Для каждого добавленного файла или ссылки в блоке отображаются:
- наименование элемента;
- дата и время загрузки.
При наведении курсора на дату и время отображается информация о том, кем был добавлен файл или ссылка.
Для каждого файла или ссылки должны быть доступны следующие действия:
- удаление — с помощью кнопки «три точки», расположенной справа от элемента;
- открытие элемента по нажатию на наименование:
- для файлов — скачивание;
- для ссылок — открытие в новой вкладке.
После сохранения настроек типа документа и создания документа на его основе все файлы и ссылки, добавленные в блок «Вложения» в настройках типа, должны автоматически появляться в одноименном блоке документа.
Такие вложения в документе ведут себя так же, как файлы и ссылки, добавленные пользователем вручную. Исключение составляют только служебные данные:
- дата добавления — дата создания документа;
- добавил — Система.
Удалять файлы, которые были перенесены из настроек типа документа, могут только:
- пользователи с ролью Администратор;
- пользователи, указанные в настройках компании в параметре
&#xNAN;«Документы: Разрешить указанным пользователям добавлять и удалять файлы без ограничений».
#Прочее
- Статусы — дополнительные статусы документа (Инструкция по созданию дополнительных статусов документа).
- Требования к договору — перечень обязательных требований к договору(Инструкция "Требования к договору")
- Обязательные документы — документы, обязательные для заключения договора (например: ИНН, устав, выписка из ЕГРЮЛ; (Инструкция "Обязательные документы к договору")
- Требовать привязки пунктов предмета к ГПР — при включённой настройке предмет договора должен быть привязан к ГПР; иначе нельзя запустить процесс в документе.
- Запретить удалять сотрудников из списка участников документа — при включённой настройке участников может удалять только администратор системы.
- Запретить удалять сотрудников из списка актов выполненных работ — при включённой настройке удалять участников из списка сможет только сотрудник с ролью «Администратор».
- Запретить удалять сотрудников из ДС — при включённой настройке удалять участников из списка в дополнительном соглашении сможет только сотрудник с ролью «Администратор».
- Требовать в договорах прикрепления ФО к актам — финансовые операции (ФО) в графике платежей должны быть прикреплены к актам.
- Разрешить указывать серию документа — при включении этой настройки в параметрах документа этого типа появляется поле для указания серии документа.
- Разрешить указывать срок действия документа — при включении этой настройки появляется поле «Срок действия, мес.»; оно становится активным после ввода даты договора (начала действия). В этом поле указывается срок действия договора в месяцах, а дата окончания договора рассчитывается автоматически.
- Третья сторона — настройка добавляет в параметры документа поле для фиксации третьей стороны по договору. В соседнем поле можно задать наименование, которое будет использоваться для этого типа документа.
- Строгий режим создания ГУ — при включении настройки можно массово проводить оплату ГУ (гарантийных удержаний) одной финансовой операцией; кнопка «Добавить оплату ГУ» становится доступна только когда предмет договора полностью закрыт актами и все акты согласованы.
- Строгий режим контрактования сметы — при включении этой настройки:
- Нельзя запустить процесс, если есть позиции, по которым идёт превышение по количеству и/или по стоимости.
- Нельзя добавить в предмет договора позиции не из сметы (блокируется ручное добавление позиций).
- Нельзя загрузить предмет договора по шаблону.
- Ограничивать списание материалов на акт при включении настройки разрешается списывать материалы на акт пропорционально доле закрытия предмета договора данным актом.
- Разрешить выбирать другую работу из ГПР у позиции в акте, добавленной из предмета договора — переключатель активен только при включении модуля «Предмет договора». При включении настройки доступна смена привязки к ГПР в акте у позиций, добавленных из предмета договора.
- План выполнения работ только для начатых работ — создание плана выполнения работ доступно только для позиций из предмета договора, связанных с ГПР. При этом работа должна быть начата; недопустимо её закрытие в полном объёме, если она не завершена.
- Разрешить создавать акты только в статусе документа «Процесс завершён» — создание актов доступно только в документах, в которых процесс завершён. Для документов в статусах Подготовка документа, Процесс запущен, Отмена процесса при наличии уже созданных актов разрешена работа только с существующими актами, создание новых актов запрещено.
#Сохранение настроек
- По завершении настройки типа документа нажмите «Сохранить».
- Если этот тип вам не нужен, нажмите «Удалить». Если в системе уже есть документы этого типа, появится ошибка: «Есть рабочие документы с указанным типом».
Вы можете:
- Изменить тип созданных документов.
- Отправить этот тип в архив.