Документация MACRO

Реестр платежей

Инструмент позволяет формировать реестры на оплату и хранить их в истории.

#Расположение

Выберите модуль Финансы и далее в меню слева пункт Реестр платежей.

После нажатия пункта Реестр платежей система перенаправит вас на страницу самого реестра.

#Внешний вид реестра

#Фильтры

В верхней части отчета расположены следующие фильтры:

  • Дата - можно задать диапазон От и До в рамках которого будет осуществляться поиск реестров, дата которых попадает в заданный диапазон
  • Счет списания - фильтр позволяет выбрать как один, так и несколько счетов. После выбора осуществляется поиск всех реестров по выбранным счетам
  • Организация - фильтр позволяет выбрать как одного контрагента, так и несколько. Система сделает выбору реестров, по счетам выбранных организаций
  • Статус - можно выбрать нужные статусы реестров, по которым будет происходить фильтрация. Доступно три статуса: Новый, Частично оплачен, Оплачен
  • Номер - поисковая строка в которую вы можете ввести значение номер и система произведет поиск реестров, номер которых совпадает с искомым значением
  • Комментарий/Назначение платежа - осуществляется поиск по комментарию в реестру
  • Инициатор - выпадающий список сотрудников, с возможностью множественного выбора, с группировкой по компании и отделам. В рамках данного фильтра можно указать пользователей чтобы осуществить выборку реестров, которые они инициировали

#Таблица с реестрами

Под блоком с фильтрами расположена таблица с данными реестров.

В первой колонке расположены "чек-боксы" которые позволяют выделить нужные реестры, после чего будут доступны действия с этими реестрами.

Действие Провести операции по реестру позволяет разово провести все финансовые операции в данном реестре.

Действие Расформировать реестр позволяет исключить все финансовые операции из данного реестра и как следствие реестр пропадает из данного списка.

Рассмотрим колонки с данными в таблице.

  1. № - выводится номер реестра, заданный при его формировании
  2. Дата - выводится дата реестра, заданная при его формировании
  3. Сумма - выводится сумма всех финансовых операций, входящих в реестр
  4. Организация - выводится организация, которая указана в настройках счета. Т.е. организация, которой принадлежит счет
  5. Счет - выводится наименование счета, по которому идут платежи
  6. Статус - выводится статус платежа.
    1. Если в реестре все финансовые операции в статусе отличном чем Проведен, то у реестра статус Новый
    2. Если в реестре нет финансовых операций, то статус Пустой
    3. Если в реестре есть хотя бы одна финансовая операция в статусе Проведено и хотя бы одна операция в отличном статусе от Проведено, то у реестра будет статус Частично оплачен
    4. Если в реестре все финансовые операции в статусе Проведено, то у реестра будет статус Оплачен
  7. Согласование реестра - в колонке отображается статус согласования, а также действия по его запуску и согласованию
  8. Инициатор - выводится инициатор реестра платежей
  9. Комментарий - выводится комментарий, который был задан реестру на этапе создания

При нажатии на номер реестра система перенаправит в листинг финансовых операций, в котором будет сделана выборка финансовых операций отнесенных в данный реестр.

#Скачивание реестра платежей по шаблону

По нажатию на кнопку Реестр платежей происходит скачивание реестра по выбранному шаблону, при этом кнопка активна только если выбран один реестр.

Выберите нужный реестр и нажмите Реестр платежей.

Откроется небольшое окно в котором из списка необходимо выбрать нужный шаблон и нажать на кнопку Скачать.

Шаблон для реестра формируется на странице Шаблонов документов.

Для создания шаблона нажмите Добавить шаблон

В селекторе Укажите тип документа выберите Реестр платежей, далее задайте наименование шаблона в поле Заголовок шаблона и нажмите Создать шаблон.

Шаблон можно сформировать в формате DOCX или XLSX, для этого в файле расставьте нужные метки, описание которых указано в системе.

После того как в файле будут расставлены метки загрузите его в систему по нажатию на кнопку Загрузить шаблон.

#Создание реестра и добавление в него финансовых операций

В листинге финансовых операций отметьте галочками нужные финансовые операции и в меню выберите пункт "Добавить в реестр платежей"

Откроется окно Добавить в реестр

В окне в поле Реестр платежей вы можете выбрать уже один из созданных реестров и по нажатию на кнопку сохранить операции добавятся в реестр.

Также возможно нажать на кнопку Новый реестр и тогда поменяется содержание окна.

Необходимо будет указать номер реестра, дату и при необходимости указать комментарий, после нажать на кнопку Сохранить и тогда в системе будет создан новый реестр платежей.

Есть ряд ограничений, касающихся создания реестра и добавления в него операций:

  1. В Реестр можно добавить только расходную финансовую операцию (где источник - счет, а получатель контрагент или сотрудник)
  2. При добавление финансовых операций в один реестр у них обязательно должен совпадать Источник (т.е. внутри финансовых операций указан один и тот же счет)
  3. В реестр нельзя добавить финансовые операции, которые уже фигурируют в другом реестре.
  4. В реестр можно добавить финансовую операцию в любом статусе
  5. В уже существующий реестр можно добавить финансовую операцию только с таким же Источником как и остальных финансовых операций в данном реестре

#Исключение операций из реестра

В случае если необходимо убрать из реестра какую-либо операцию, то необходимо выделить ее в листинге финансовых операций и выбрать пункт Исключить из реестра платежей

#Согласование реестра платежей

В колонке Согласование реестра отображается:

  • Статус согласования реестра (ПодготовкаОтображается пока реестр еще не отображается на согласование, На согласованииЕсли процесс согласования запущен и реестр не согласован, СогласованПроцесс согласование успешно завершен)
  • Кнопка Запустить согласование доступна для реестров в статусе Подготовка ,а также для пользователям с ролью Администратор или Финансист или пользователям, которым предоставлен доступ для акцептования финансовых операций
  • Кнопка Согласовать, отображается согласователям реестра, когда наступает их очередь согласования и они его не завершили
  • Кнопка Отправить на доработку, отображается согласователям реестра, когда наступает их очередь согласования и они его не завершили

При клике на кнопку Отправить на доработку откроется модальное окно На доработку, в котором необходимо зафиксировать какие именно изменения требуется внести в реестр.

После того как будет нажата кнопка Отправить на доработку в модальном окне На доработку:

  • Инициатор, согласователи активной группы и согласовавшие реестр сотрудники получат уведомление о необходимости доработки.
  • Согласование других участников не слетит.
  • Согласование не перейдет к следующей группе

У пользователей с ролью Администратор, а также у инициаторов реестра в реестрах, которые отправлены на доработку, в колонке Согласование будет отображаться кнопка На согласование, при нажатии на которую:

  • у согласователя, который отправил реестр на доработку, снова становятся доступы кнопки Согласовать и Отправить на доработку
  • согласователю, который отправил реестр на доработку, приходит уведомление в колокольчик с заголовком "Согласование реестра платежей" и описанием "ФИО того, кто нажал кнопку "На согласование" доработал реестр платежей №______ и запрашивает ваше согласование"

Реестры, которые требуют вашего согласования, будут дополнительно обозначаться иконкой.

При клике на статус согласования также можно увидеть список согласователей и статус их согласования.

В случае если реестр перешел в статус Согласован или Идет согласование, но требуется запустить процесс повторно по для этого необходимо нажать на кнопку с круговой стрелкой, которая доступна:

  • Администратору
  • Инициатору реестра

#Оповещения о необходимости согласования реестра платежей

При старте согласования в группе каждый из участников группы получит оповещение в колокольчик с заголовком "Требуется согласование реестра платежей". оповещение будет содержать себе информацию о номере и дате реестра, который требуется согласовать, а также из него можно оперативно перейти к самому реестру.

Дополнительно настроить источники оповещения можно в настройках профиля. С помощью переключателя Финансы: Необходимо согласовать реестр платежей возможно дополнительно подключить Telegram Bot или E-mail.

#Лог

Для того, чтобы отследить изменения по реестру, в трех точках у каждого реестра есть пункт Лог.

При нажатии откроется модальное окно Лог: Реестр платежей № от дата.

В данном окне логируются следующие действия:

  • Событие "Начало согласования"
  • Событие "Начало согласования в группе "Наименование группы""
  • Событие "Согласовано!"
  • Событие "Отправил на доработку с комментарием: ****"
  • Событие "Вернул (-а) реестр на согласование"
  • Событие "Реестр согласован!"
  • Событие "Реестр возвращен на доработку"

В логе помимо события фиксируется также дата и время его свершения и пользователь его совершивший.

#Права доступа

В системе предоставлены следующим пользователям права к реестру:

Администратор и Акцептователь:

  1. Видят список имеющихся реестров
  2. Могут создавать новые реестры
  3. Могут добавлять финансовые операции в уже имеющиеся реестры (Администратор в реестры с любым статусом, Акцептователь только в реестры со статусом "Новый")
  4. Могут Расформировывать реестры
  5. Могут проводить реестры (Администратор - всегда, Акцептователь только при наличии прав на проведение финансовых операций. Также при проведение реестра выполняется проверка на возможность проведения финансовых операций, например, при строгом режиме требуется согласование и акцептование чтоб провести операции)
  6. Могут исключать финансовые операции из реестра

Финансист:

  1. Видит список имеющихся реестров
  2. Может создавать новые реестры
  3. Может добавлять ФО в имеющийся реестр
  4. Не может расформировывать реестры
  5. Может проводить реестры (При наличии прав на проведение финансовых операций. Также при проведение реестра выполняется проверка на возможность проведения финансовых операций, например, при строгом режиме требуется согласование и акцептование чтоб провести операции)
  6. Не может исключить ФО из реестра

Согласователь реестра:

  1. Доступны действия Добавить в реестр платежей и Исключить из реестра платежей, но действия доступны только для тех реестров, которые в данный момент находятся на согласовании у пользователя
  2. Не может расформировывать реестр