Документы

#Расположение

Выберите вкладку "Документы" в настройках компании

#Описание настроек:

#Акты: Скрыть блок "Согласование" для операторов акта

При включенной настройке, пользователи указанные как "Операторы актов" в договоре:

• Не видят внутри Акта Список согласователей и чат.
• Имеют кнопки "Отправить на согласование" и "Отменить согласование".
• Видят статус согласования Акта

#Акты: Разрешить указанным пользователям редактирование следующие параметры без ограничений

Данная настройка позволяет выбранным пользователям менять следующие параметры договора без сброса согласования:

• Номер
• Дата
• Отчетный период
• Комментарий

#Документы: Разрешить указанным пользователям изменять следующие параметры без ограничений

Данная настройка позволяет выбранным сотрудникам менять следующие параметры договора без сброса согласования:

• Наименование
• Проект
• Группа работ проекта
• Нет фиксированного графика платежей
• Проектное финансирование
• Номер договора
• Дата начала
• Дата окончания
• Описание
• Максимальная сумма аванса
• НДС
• Гарантийное удержание
• Срок до
• Не учитывать в экономике

#Настройки "Документы: Согласователи" и "Документы: Подписанты (главные согласователи)"

В первой настройке указываются согласователи, а во второй итоговый согласователь, для всех типов документов. Система смотрит сначала в настройки типа документа, далее в параметры проекта по которому сформирован документ, если согласователей не удалось найти в этих настройках, то проверяются настройки компании и в документ согласователи подтягиваются из них.

#Документы: Не согласовывать автоматически фин.операции в контрактах при согласовании стройконтракта

Если данная настройка выключена, то все созданные финансовые операции в графике платежей автоматически согласуются при согласовании договора.

#Документы: Запретить отправлять контракты на согласование без полного перечня ПРИКРЕПЛЕННЫХ файлов в учредительной документации

При включенной настройке договор нельзя отправить на согласование, если прикреплены не все обязательные документы в блоке "Учредительные документы".

#Документы: Запретить удалять/править/добавлять приложенные сметы всем, кроме инициатора контракта и админам.

Удалять/править/добавлять приложенные сметы могут только инициатор контракта и сотрудник с ролью администратор.

#Документы: Разрешить указанным пользователям добавлять и удалять файлы без ограничений

Данная настройка делает указанным пользователям исключение из правил указанных в п. 1.1 Инструкции "Добавление документов в договорПереход на внешний сайтhttps://help.macrodigital.ru/manual/macroerp/kontrakty/dobavlenie_dokumentov_v_dogovor.md"

#Документы: Может менять предмет договора/график платежей

Сотрудники, выставленные в данной настройке, могут менять предмет договора и редактировать график платежей без согласования договора. Подробнее в инструкции "Изменение предмета договора без сброса согласования"Переход на внешний сайтhttps://help.macrodigital.ru/manual/macroerp/kontrakty/izmenenie_predmeta_dogovora_bez_sbrosa_soglasovanija.md

#Документы: Оператор актов может добавлять в акт только работы из предмета договора

Данная настройка носит ограничительный характер. При ее включении запрещено добавлять позиции не из предмета договора.

#Документы: Строгий режим

Удаление документов доступно только для пользователей с ролью Администратор.

#Акты: Строгий режим

• Закрытие Акта выполненных работ возможно только по полям из предмета договора.
• Добавление позиций вручную невозможно, за исключением фиксации удержаний.
• Создание новой номенклатуры из Акта невозможно, кроме номенклатуры с типом "Удержание" (тип проставляется автоматически и изменить его нельзя)
• Запрещено закрывать Акт на сумму и количество больше чем в договоре (по тем позициям, которые не рассчитываются в автоматическом режиме)
• Вручную можно добавлять Удержания с отрицательной стоимостью

#Документы: Автоматически отправлять документ на согласование при изменении предмета договора

При включении данной настройки, в случае внесения изменений в предмет договора в согласованном документе, процесс согласования будет автоматически перезапущен.

#Акты: Использовать расширенный вид КС-3

При включении данной настройки, если при скачивании КС-3 выбран вариант выгрузки не по шаблону, то система формирует КС-3 по образцу ГОСТ, но с выводом дополнительной информации:

• Удержание аванса - суммы проведенных финансовых операций с меткой “Аванс”
• в т.ч. НДС (по удержанным авансам)
• Гарантийное удержание - сумма гарантийных удержаний от актов задействованных в данной КС-3
• в т.ч. НДС (по гарантийным удержаниям)

#Документы: Разрешить оператору актов создавать финансовые операции в графике платежей

При включении настройки пользователи, указанные в документе как "Операторы актов", получают доступ к графику платежей со следующими возможностями:

• Редактирование операций
• Клонирование фин. операций
• Разбитие операций
• Удаление операций
• Отложить платеж
• Зарезервировать к оплате

#Документы: Разрешить отправлять на согласование Документ, только если у Контрагента заполнены обязательные реквизиты (ИНН и Расчетный счет)

При включении данной опции при попытке отправить документ на согласование система проверяет заполнены ли в карточке контрагента данные по его ИНН и расчетному счету. Если информация не указана, то система выдает ошибку о невозможности запуска согласования документа.

#Документы: Запретить возвращать согласованный документ на редактирование всем кроме админа

При включении данной настройки в документах в статусе "Согласовано" кнопки "Вернуть на редактирование" будут доступны только пользователям с ролью "Администратор" в системе.

#Документы: Автоматически расставлять при добавление позиций в предмет договора с типом "материал" метку "П"

При включении данной настройки в типах документах в которых включен модуль "Схемы учета материала" всем позициям с типом "материал" по умолчанию будет присвоена метка "П" (материал подрядчика) вне зависимости от выбранной схемы учета материалов в параметрах документа.

#Документы: Использовать автонумерацию договоров

При включении данной настройки для заданных типов документов будет происходить автоматическая генерация номеров документов. Также у вас отобразятся дополнительные поля/настройки в рамках которых закладывается логика формирования номеров.

При включении переключателя "Начинать заново нумерацию всех документов с нового года", при наступлении нового года будет происходить сброс нумерации и она будет начинаться сначала.

В поле "Порядковый номер" задается номер с которого необходимо начать автонумерацию. Обращаем внимание что нумерация будет сквозная по всем типам документов что будут выбраны ниже.

Также после того как номер будет задан и изменения сохранены, после того как будут создаваться договора в данном поле будет отображаться следующий доступный номер.

После того как задан порядковый номер, необходимо выбрать типы документов, для которых будет использоваться автонумерация. Нажмите на "+".

Появится новая строка. В поле "Тип договора" выберите тип документа, для которого необходимо использовать автонумерацию.

В поле "Код" при необходимости возможно задать код, который используется для данного типа. Допускается любой формат кода, как буквенный так и числовый, а также с использованием спец. символов. Заполнение данного поля не обязательно.

Если необходимо исключить какой-то тип из автонумерации, то необходимо очистить поле "Код" для него и в поле "Тип договора" выбрать пустую первую строку, тогда после сохранения изменений данный тип пропадет из настройки.

В полях "Основной договор" и "Дополнительные соглашения" формируем шаблоны для всех указанных выше типов соответственно для "Основного договора" и отдельно для "Дополнительных соглашений" к ним.

Шаблон посредством расстановки меток в нужном порядке. Список допустимых меток с их описанием доступен слева от настройки.

В поле метки могут быть расставлены в любом порядке, также между метками допускается использование различных разделителей.

Обращаем внимание что код проекта, задается в параметрах проекта в соответствующем поле.

Для применения данной настройки и сохранения изменений обязательно нажмите на кнопку "Сохранить".

После того как создан документ с указанным в настройке типом поле "Номер" будет заполнено автоматически на основе первичных данных. В случае если вы используете код проекта либо вам необходимо обновить номер, то нажмите на кнопку "А" в параметрах документа рядом с полем номер. Тогда номер будет обновлен.

Обращаем внимание, что обновление номера, через кнопку "А", доступно только в статусе "Подготовка договора", а также система не обновляет номер в автоматическом режиме.

То что номер был сгенерирован автоматически, не блокирует функционал ручной корректировки номера.

При создании дополнительных соглашений, к таким документам, поле "Номер" становится не обязательным к заполнению, также отображается подсказка "Для данного типа документа доступна автонумерация. Вы можете задать номер вручную или оставить поле пустым и он будет сгенерирован автоматически.".

Аналогичную подсказку вы увидите при создании договора или дополнительного соглашения при формирование документов через окно "Поставщик ресурсов" в карточке заказа, если выбрали тип документа для которого используется автонумерация.

#Документы: Запретить изменять доп. статус документа

Если данная настройка включена, то изменять дополнительный статус в документе в стадиях документа "Подготовка", "Идет согласование", " Согласовано" смогут лишь:

• Пользователи с ролью "Администратор"
• Ответственный за документ
• Пользователи, указанные в настройках типа документа как "Операторы"
• Пользователи, указанные в параметрах проекта как "Операторы"

#Акты: Может вносить изменения в выполненные работы на этапе согласования

В данной настройке можно указать пользователей, которым будет предоставлен доступ к внесению изменений в блок Выполненные работы внутри Акта в статусе Согласование.

При этом данный доступ будет предоставлен пользователям только к тем актам в отношении которых они являются:

• Администраторами системы
• Операторами из настроек типа документа по которому создан акт
• Операторами из настроек проекта, к которому относится акт
• Ответственными за документ по которому создан акт
• Ответственными за акт
• Операторы актов, из настроек документа по которому создан акт
• Согласователи акта, которые находятся в конкретном акте

#Учитывать рабочее время и производственный календарь в лимитах времени на согласование договоров

⚠️ Данная настройка включается только через техподдержку MACRO

При включении данной настройки лимиты на согласования документа, при запуске согласования в группе, обновляются с учетом графика работы компании, который задается в разделе Описание.

Также в учет лимитов идет график выходных дней, который задается в Производственном календаре.

Изменения в учете времени на согласование документов:

1. Если указан лимит на согласование, при запуске учитываются:
   • Время по производственному календарю.
   • В нерабочие дни — 24 часа каждого такого дня.
2. Учет пересечений графика работы компании и производственного календаря:
   • Если пользователь указал дополнительный нерабочий день или это официальный выходной, он считается нерабочим, даже если в графике указан рабочий день.
   • Все выходные дни уже будут учтены производственным календарем.